Le rappel part tout seul la veille, avec un lien pour annuler

Chaque message tient dans un seul SMS de 160 caractères, si bien qu'un rappel compte pour un. La langue, français ou anglais, dépend du numéro du client, et l'heure affichée est celle de votre fuseau. Un client qui a deux rendez-vous chez vous le même jour reçoit un seul message qui cite les deux.

Les rappels partent vers les numéros du Sénégal et de Côte d'Ivoire, par des passerelles locales : SendText pour le Sénégal, Africa's Talking pour la Côte d'Ivoire. Ils partent aussi vers 32 pays d'Europe, dont la France, la Belgique, la Suisse et le Luxembourg. Dans tous les cas, le client voit OnTime comme expéditeur.

Ce qui change par rapport à une plateforme d'envoi de SMS en masse : il n'y a rien à programmer. Le rappel découle du rendez-vous lui-même, qu'il ait été pris au téléphone, au comptoir ou sur votre page.

Dans les autres pays, le pack SMS n'est pas encore proposé. Quand un client demande un rendez-vous sur votre page, votre équipe lui répond sur WhatsApp, avec un message déjà rédigé dans sa langue.

À partir de midi, heure locale, la veille du rendez-vous, et une seule fois par rendez-vous. Si vous le déplacez à un autre jour, un nouveau rappel part la veille de la nouvelle date.

D'autres SMS suivent ce que vous faites dans l'agenda :

• Quand vous annulez un rendez-vous, le client reçoit un SMS. C'est activé par défaut, et vous pouvez le couper.
• Quand vous le déplacez, il reçoit la nouvelle date et la nouvelle heure.
• Le SMS de confirmation à la prise de rendez-vous est coupé par défaut : le rappel de la veille suffit presque toujours, et chaque SMS entame votre pack.

Un client empêché appelle rarement pour prévenir. Avec le lien, il n'a plus d'excuse. La page lui demande s'il ne peut pas venir, une confirmation suffit, et le créneau se libère aussitôt : votre page de réservation le propose à quelqu'un d'autre. Sur l'agenda, la carte indique que le client a annulé.

Si votre page de réservation est active, il peut reprendre un rendez-vous dans la foulée.

Une annulation faite le jour même compte comme annulation tardive, à part des absences. Le tableau de bord affiche les deux, pour distinguer le client qui prévient à 9 h de celui qui ne vient pas.

• Le pack SMS se choisit en 200, 500 ou 1 000 SMS par mois, partagés par toute l'équipe et remis à zéro le 1er. Les agendas d'équipe puisent dans le même pack.
• À 80 % puis à 100 % du pack, les responsables de l'abonnement reçoivent un e-mail et voient un bandeau. Une fois le pack épuisé, les rappels s'arrêtent jusqu'au 1er du mois suivant. Il n'existe pas de recharge. Au-delà de 1 000 SMS, écrivez-nous pour un pack sur mesure.
• Un SMS qui n'est pas parti, refusé par le réseau par exemple, est rendu au pack.
• Les SMS ne font pas partie de l'essai de 30 jours : ils démarrent avec l'abonnement.