OnTime

Politique de Confidentialité

1. Introduction

La présente politique a pour objectif de vous informer sur la manière dont OnTime collecte, utilise, stocke et protège les données personnelles enregistrées via l’application, conformément aux lois locales en vigueur.

2. Collecte et traitement des données

L’utilisation de l’application OnTime implique la collecte de données à caractère personnel, notamment celles relatives aux clients (nom, prénom, coordonnées, historique des rendez-vous, notes professionnelles) ainsi qu’aux utilisateurs de la plateforme (professionnels, assistants). Ces données sont saisies et gérées par les professionnels eux-mêmes, sous leur responsabilité exclusive.

3. Finalité du traitement

Les données sont collectées uniquement dans le but de permettre l’exécution des Services proposés par OnTime, à savoir :

  • - La gestion des rendez-vous,
  • - Le suivi du temps de consultation et d’attente,
  • - L’historique des interactions avec les clients,
  • - La prise de notes professionnelles,
  • - L’analyse d’indicateurs liés à l’activité du professionnel.

4. Consentement et responsabilités

Les professionnels doivent obtenir le consentement de leurs clients avant toute saisie dans l’application. OnTime n’est pas responsable de l’absence de consentement obtenu par les utilisateurs.

Le professionnel est seul responsable :

  • - De l’information et de la collecte du consentement de ses clients concernant le traitement de leurs données,
  • - Du respect des lois locales en vigueur sur la protection des données personnelles,

Le professionnel est également seul responsable du paramétrage des champs personnalisés créés pour compléter les fiches clients. Ces champs sont visibles uniquement par lui-même et, le cas échéant, par d’autres professionnels membres de la même organisation, sous réserve qu’il leur ait expressément accordé un droit d’accès. Les assistants, quant à eux, n’ont en aucun cas accès à ces informations sensibles. Le professionnel s’engage à ne collecter que les données strictement nécessaires à la gestion de sa relation client et à respecter les réglementations locales en matière de protection des données personnelles. OnTime n’intervient en aucun cas dans la définition, la validation, ni le contrôle du contenu de ces champs personnalisés.

5. Hébergement et sécurité

OnTime met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données, notamment :

  • - Chiffrement des communications (HTTPS),
  • - Chiffrement des notes et des documents des clients avec une clé propre à chaque organisation,
  • - Accès restreint aux données selon les rôles attribués dans l’organisation pour chaque utilisateur,
  • - Protection des formulaires publics contre les robots.

6. Rôles et bases légales (RGPD)

Pour les données de ses clients (fiches, rendez-vous, notes, documents), le professionnel est responsable du traitement. OnTime les traite pour son compte, en qualité de sous-traitant, uniquement pour fournir le service.

Pour les données des comptes (nom, e-mail, téléphone, facturation des professionnels et de leurs collaborateurs), OnTime est responsable du traitement. L’éditeur d’OnTime est joignable à l’adresse contact@on-time.pro.

Ces traitements reposent sur :

  • - L’exécution du contrat : fournir le service souscrit,
  • - Une obligation légale : établir et conserver les factures,
  • - L’intérêt légitime : sécuriser le service et mesurer son audience de façon anonyme,
  • - Le consentement : les enregistrements utilisés par les Notes IA ne sont faits qu’avec l’accord du client, que le professionnel recueille et enregistre dans OnTime.

7. Sous-traitants

OnTime fait appel aux prestataires suivants, chacun pour une finalité précise :

  • - Convex : base de données de l’application,
  • - Cloudflare : hébergement du site, protection contre les robots, génération des factures en PDF et stockage temporaire des enregistrements des Notes IA,
  • - Resend : envoi des e-mails,
  • - SendText, Africa’s Talking et Telnyx : envoi des SMS, selon le pays,
  • - Stripe et PawaPay : paiements par carte et par mobile money,
  • - PostHog : mesure d’audience, sans cookie pour les visiteurs,
  • - ElevenLabs (via fal.ai) et Google Gemini : transcription des enregistrements et rédaction des notes par les Notes IA. L’enregistrement est supprimé dès que la note est rédigée.

8. Transferts hors de l’Union européenne

Certains de ces prestataires traitent les données hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne que prévoient leurs contrats, ou par le cadre de protection des données UE-États-Unis lorsqu’ils y adhèrent.

9. Vos droits

Toute personne concernée peut, à tout moment :

  • - Accéder à ses données et en obtenir une copie,
  • - Les faire rectifier en cas d’erreur,
  • - En demander la suppression, sous réserve des obligations légales de conservation,
  • - Demander la limitation du traitement ou s’y opposer,
  • - Recevoir ses données dans un format lisible (portabilité),
  • - Retirer son consentement, notamment pour les Notes IA.

Un client d’un professionnel s’adresse d’abord à ce professionnel, qui gère ses données dans OnTime. Pour les données de compte, ou si le professionnel ne répond pas, écrivez à contact@on-time.pro : nous répondons dans un délai d’un mois.

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données de votre pays, par exemple la CNIL en France ou la CDP au Sénégal.

10. Cookies et mesure d’audience

OnTime n’utilise que deux cookies, nécessaires à son fonctionnement : la session, pour rester connecté, et la langue choisie. Sur le site public, l’audience est mesurée sans cookie et sans rien enregistrer sur votre appareil : aucun consentement n’est donc demandé. Une fois connecté, l’application retient votre identifiant de mesure pour suivre l’usage du service.

11. Durée de conservation

Les données sont conservées pendant toute la durée d’utilisation du service par l’organisation à laquelle est rattaché le professionnel. En cas de résiliation du compte de toute l’organisation, les données peuvent être conservées pendant une durée maximale de 2 ans, sauf demande de suppression anticipée ou exigence légale contraire. Les factures sont conservées pendant la durée exigée par la loi.

12. Modifications de cette politique

Cette politique peut être modifiée à tout moment. Toute mise à jour importante sera notifiée via l’application ou par e-mail.

Dernière mise à jour : 28 septembre 2026.