Qui attend, et de combien vous êtes en retard

1. 1

   Le client arrive

   Vous le mettez en attente. La carte passe à l'orange et l'heure d'arrivée est notée.

2. 2

   Il entre

   Vous démarrez le rendez-vous. La carte passe au bleu.

3. 3

   Il repart

   Vous terminez le rendez-vous. La carte passe au vert et le prix des prestations s'ajoute au chiffre de la journée.

Un geste oublié ? L'historique de la visite permet de corriger après coup l'heure d'arrivée, de début ou de fin. Le tableau de bord tient compte de la correction.

Chaque colonne affiche le nombre de personnes qui attendent, c'est-à-dire arrivées et pas encore reçues, et le décalage : le nombre de minutes écoulées depuis l'heure prévue du plus ancien rendez-vous pas encore terminé. Autrement dit, votre retard. Le chiffre se met à jour chaque minute.

À l'accueil d'un cabinet de trois médecins, la secrétaire peut ainsi annoncer à un patient que le docteur Diallo a environ 25 minutes de retard, sans aller frapper à sa porte.

Les systèmes de file d'attente vendent des bornes et des écrans. Ici, tout tient dans le navigateur de l'ordinateur d'accueil, d'une tablette ou d'un téléphone. En contrepartie, le client ne voit pas la file : c'est un outil pour vous et votre équipe, pas un écran pour la salle.

Aucune file séparée pour eux : vous créez un rendez-vous pour maintenant, même en dehors des horaires. Si le créneau est déjà pris, OnTime vous le signale et vous laisse passer outre.

Sur un agenda d'équipe, démarrer le rendez-vous demande qui prend le client, en indiquant les collègues déjà occupés.

Comme l'arrivée et le début sont notés, le tableau de bord calcule l'attente moyenne, le nombre de personnes en attente heure par heure, et les rendez-vous commencés avec plus de cinq minutes de retard. Un client marqué absent sort de la visite et du chiffre, et alimente votre taux d'absence.